Installer une ligne téléphonique dans votre entreprise fait partie des premières démarches administratives qui donnent de la texture, de la consistance et participent à matérialiser un peu plus votre entreprise. Mais avant l’installation de la ligne téléphonique, il y a le processus de préparation qu’il faut comprendre pour le réussir. Voici comment y parvenir.

Quelle est la taille de l’entreprise ? 

Tout au début de la réflexion qui aboutira à l’installation d’une ligne téléphonique, vous devez vous demander : quelle est la taille de mon entreprise ? La réponse à cette question permettra d’avoir un aperçu du nombre de postes nécessaires. Vous devrez aussi estimer le nombre d’appels téléphoniques que votre entreprise aura à passer quotidiennement. Plus ce nombre est conséquent, plus la mise en place de solution de gestion globale d’appels deviendra inéluctable. Pensez aussi à la destination des appels : s’agira-t-il exclusivement du national ou de l’international ? Là aussi savoir ce que l’on fera permet de choisir convenablement le type d’abonnement.

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Serveur ? Vidéoconférence ? 

Pour une téléphonie unifiée au sein de votre entreprise vous devrez vous faire assister d’au moins une personne ayant de l’expertise en matériel professionnel. Cette voix experte pourra par exemple vous suggérer un standard et même vous conseiller à propos du choix de la petite musique d’attente ! Cet expert pourra également vous dire s’il est pertinent de prévoir des caméras et des écrans pour faire de la vidéo-conférence ou si un appareil permettant de causer à plusieurs est largement suffisant et pertinent vu vos activités. Le choix des appareils de téléphonie a une importance capitale, car s’il est difficile de vous joindre, les clients se tourneront logiquement vers vos concurrents. Gardez aussi ce facteur présent à l’esprit en faisant des choix techniques.

Avis d’expert ou accompagnement intégral ?

L’installation téléphonique de votre start-up peut être proposée par un expert qui vous guidera dans des choix stratégiques et dans une proposition de calendrier de mise en œuvre sans opérationnaliser le processus. Vous devrez alors vous tourner vers des techniciens qui vont réaliser l'installation. Pour une petite entreprise, c’est parfois l’idéal à cause des économies financières. En revanche, si votre trésorerie le permet, il vaut mieux confier l’intégralité de ces travaux à un seul expert qui va penser le système, vous proposer plusieurs options et réaliser l’installation une fois que vous aurez validé ses propositions.

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Quels sont les besoins en termes de communication ?

Pour bien préparer l'installation téléphonique de votre entreprise, pensez à bien déterminer vos besoins en termes de communication. Effectivement, chaque entreprise a des exigences spécifiques en matière de communication et pensez à bien en tenir compte lors du choix du système téléphonique.

Vous devez évaluer le nombre d'utilisateurs qui auront besoin d'un téléphone au sein de votre entreprise. Cela vous permettra de déterminer combien de lignes seront nécessaires pour répondre à la demande. Si votre entreprise est en pleine croissance ou si vous prévoyez une expansion dans un proche avenir, il peut être judicieux d'opter pour un système évolutif qui peut s'adapter à vos besoins futurs.

Réfléchissez aux fonctionnalités qu'il vous faut. Est-ce que la simple possibilité d'émettre et recevoir des appels suffit ? Ou avez-vous aussi besoin de fonctions telles que la messagerie vocale, les transferts d'appels ou encore la mise en attente musicale ? Pensez à bien faire le point sur ces éléments afin de choisir un système téléphonique qui répondra à vos besoins spécifiques.

Certains secteurs professionnels ont des exigences particulières en matière de communication. Par exemple, si vous travaillez dans le domaine médical ou juridique où la confidentialité des communications est primordiale, il peut être nécessaire d'opter pour un système sécurisé avec chiffrement des appels.

N'oubliez pas non plus les aspects liés à la mobilité. Si vos employés sont souvent en déplacement ou travaillent à distance, il peut être intéressant d'opter pour un système téléphonique qui offre des fonctionnalités de télétravail ou de transfert d'appels vers les smartphones.

Prendre le temps de définir vos besoins en termes de communication est une étape essentielle lors de la préparation de l'installation téléphonique de votre entreprise. Cela vous permettra de choisir un système téléphonique adapté à votre activité et qui vous aidera à améliorer votre productivité et votre efficacité.

Quels sont les critères de choix d'un prestataire en installation téléphonique ?

Lorsqu'il s'agit de choisir un prestataire pour l'installation téléphonique de votre entreprise, pensez aux bons systèmes téléphoniques et consultez les avis des clients précédents. Un prestataire fiable et compétent devrait être en mesure de vous fournir des références pertinentes.

Assurez-vous que le prestataire propose une large gamme de solutions téléphoniques adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pensez bien à tout problème ou à toute question supplémentaire concernant votre système téléphonique.

Prenez également en compte les aspects financiers dans votre choix. Demandez plusieurs devis auprès des différents prestataires considérés et comparez-les attentivement avant de prendre une décision finale. N'oubliez pas non plus que le coût ne doit pas être le seul critère de choix, la qualité et le service proposés sont aussi des éléments essentiels.

En suivant ces critères lors du choix d'un prestataire pour l'installation téléphonique de votre entreprise, vous maximiserez vos chances de réussir votre projet. Une communication fluide et efficace est un véritable atout pour toute entreprise, il vaut donc mieux prendre le temps nécessaire pour choisir le bon prestataire qui répondra à vos besoins spécifiques.