La communication efficace et la prévention des situations d’urgence sont deux éléments essentiels de la gestion des crises dans un cadre professionnel. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est crucial que les entreprises mettent en place des protocoles afin d’informer rapidement et en toute sécurité leurs collaborateurs en cas d’urgence. Comment y parvenir ? C’est ce que nous partageons avec vous dans cet article.

Élaborer un plan de communication d’urgence

Pour bien gérer les situations critiques, toute entreprise doit élaborer un plan de communication d’urgence complet et tenu à jour. Il s’agit d’établir une liste de toutes les situations d’urgence possibles, des procédures d’urgence spécifiques et des instructions claires pour les collaborateurs.

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Par ailleurs, il est essentiel de désigner des points de contact responsables de la communication en cas d’urgence. Il peut s’agir par exemple de gestionnaires de crise, de membres de l’équipe de direction ou de personnel de sécurité spécifiquement formé spécialement pour cette tâche. Dans les normes, ces points de contact devraient rester disponibles 24 h/7 j pour répondre à toute situation d’urgence.

Mettre en place un système d’alerte

Face à une situation d’urgence en entreprise, il est essentiel de vite réagir. Afin de faciliter la communication, il est recommandé de préparer des messages pré-écrits pour différents cas. Selon le cas, ces messages peuvent être adaptés et diffusés en un clic pour informer les collaborateurs.

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Vous pouvez aussi installer un système d’alerte afin de prévenir rapidement les collaborateurs des dangers imminents. Il peut s’agir d’applications mobiles, de système de messagerie interne, de systèmes de haut-parleurs ou d’alertes par SMS. Quelle que soit l’option choisie, il faut s’assurer de l’accessibilité du système pour tous les collaborateurs, même ceux qui restent au bureau en dehors des heures de travail.

Pour éviter la confusion, il est recommandé d’établir une hiérarchie de communication claire. Par exemple, vous pouvez définir le système de manière à ce que les gestionnaires de crise alertent d’abord l’équipe de direction, qui à son tour se chargera d’informer les autres membres du personnel.

Éduquer ses collaborateurs

Contrairement à ce que pensent certaines personnes, la prévention des situations d’urgence ne se limite pas à la communication interne. Outre cette tâche, il est également essentiel d’éduquer les collaborateurs sur les protocoles d’urgence, y compris les mesures de sécurité, les points de rassemblement et les procédures d’évacuation. N’hésitez pas à organiser régulièrement des exercices d’urgence pour préparer tout le monde à toute éventualité.

Définissez aussi un protocole de suivi pour vous assurer que tous les collaborateurs sont en sécurité et que la situation d’urgence est gérée efficacement. Selon le cas, le suivi peut être effectué par le biais d’appels téléphoniques ou de messages.